К каждому помещению, будь-то помещения в многоквартирном доме, или кабинеты в офисе компании, имеется свой комплект ключей. В обязательном порядке контрольный комплект ключей должен находится и храниться у ответственных лиц либо в специально отведенном месте.
Чтобы иметь информацию о том, кто пользовался ключами, заводится журнал учета выдачи и приема ключей от помещений.
Где хранится и как ведется журнал
Журнал приема-передачи ключей от помещений должен находится на рабочем месте ответственного за журнал сотрудника. При выдаче ключей кому-либо сотрудник должен потребовать предъявить служебное удостоверение у того, кто берет ключи, и сделать соответствующую запись в журнале. После того, как журнал будет полностью заполнен, он отправляется на хранение в архив. Использованный журнал подлежит хранению в течение 3 лет.
Что должен содержать журнал
Утвержденной формы журнала выдачи и приема ключей от помещений не существует. Однако есть общие требования по его содержанию и заполнению.
Журнал имеет титульный лист, а внутри располагается таблица с графами.
Титульный лист содержит следующую информацию:
- наименование предприятия, отдела или структурного подразделения;
- дату начала и окончания ведения журнала.
Каждый лист, находящийся внутри журнала, представляет собой таблицу, разбитую на строки и графы.
Графы в таблице могут быть следующие:
- порядковый номер;
- дата заполнения;
- время выдачи комплекта ключей или ключа от помещения (указать название помещения);
- ФИО того, кто взял ключ;
- подпись сотрудника, когда он взял и вернул ключ;
- время возврата ключей;
- подпись ответственного за хранение и выдачу ключей.
Страницы журнала могут быть пронумерованы, а журнал прошит через сквозные отверстия.
Бланки и образцы
Для ЖКХ и ТСЖ
Журнал выдачи и возврата ключей от помещений для организаций
Форма журнала выдачи и возврата ключей от помещений для ЖКХ
Форма журнала выдачи ключей от электроустановок
Форма журнала выдачи и возврата ключей от электроустановок
Журнал выдачи ключей от электроустановок: образец (ворд)
Журнал выдачи ключей от электроустановок: образец (excel)
Для школ и образовательных учреждений
Журнал выдачи ключей от помещений для школы
