Оформление договора аренды связано с необходимостью собирать и оформлять большое количество бумаг. Составление требует учёта разнообразных факторов. Только грамотный подход позволит надеяться на то, что в дальнейшем спорные ситуации не возникнут. Потому и стоит составлять акт приема-передачи помещений.
Для чего нужен акт приема-передачи
Передаточные акты – это не самостоятельные соглашения, а приложения к договору сдачи в аренду. Они составляются, когда происходит выполнение требований, указанных в соответствующих договорах.
Сложно переоценить роль, которую играет документ в процессе совершения сделок. Ключевое значение связано с тем, что соглашение по передаче – предварительное. Без акта основной договор не будет признан действительным.
Бумага нужна, чтобы удостоверить сам факт того, что объект передан от одного лица другому, это подтверждение исполнения обязанностей обеими сторонами.
У каждого арендодателя по отношению к имуществу имеются свои требования и предпочтения:
- Максимальное уменьшение износа.
- Отсутствие поломок за все время пользования.
- Сохранение общего порядка содержания.
Документ составляется, чтобы получатели подтвердили нормальное состояние передаваемого имущества и первоначальное отсутствие дефектов у объекта.
Если же арендатор наносит ущерб имуществу за время действия договора, то материальная ответственность возлагается на него. Акт оформляется, когда помещение возвращается обратно собственнику. Правила к содержанию – стандартные.
Аренда оформляется на помещения любого типа. Есть всего несколько исключений, четко прописанных в законе. Обычно объектом подобных соглашений становятся площади со следующим назначением:
- торговые,
- офисные,
- производственные,
- складские,
- жилые.
Период, цель аренды не играют роли, наличие документа становится обязательным при любых обстоятельствах, участниках, условиях сделок.
Рассматриваемое соглашение не имеет единой формы бланка. Параметры, которые должны быть отражены в нем, в основном таковы:
- Доработки и перепланировки, если они присутствуют либо необходимы.
- Состояние арендуемого помещения. Особенно – по работам, связанным с ремонтом.
- Наличие элементов, предметов с повышенной ценностью.
- Недостатки, возникшие ранее по причинам объективного характера.
- Реальное состояние объекта к моменту, когда подписывается соглашение о передаче.
Важно! Участниками сделки могут быть физические и юридические лица. Документ должен описывать особенности помещения, присутствующие к моменту передачи. Без акта такие сделки просто признаются незаконными.
Особенности составления акта
Обычно за составление акта отвечают сотрудники компании, у которой помещение находится в собственности на постоянной основе. Доверить решение задачи можно любому представителю компании, включая заведующих хозяйством, администраторов, юристов-консультантов.
Сотрудник должен минимально разбираться, как следует оценивать состояние помещений во время приемки и передачи.
Допускается оформлять передачу с произвольной формой или пользоваться шаблоном, разработанном специально на предприятии. Обязательное требование – соответствие нормам делопроизводства, наличие минимального набора сведений.
Количество экземпляров может быть разным. Все зависит от того, сколько именно участников фигурирует в договоре аренды. Гражданский кодекс РФ – основополагающий документ при оформлении. Форма у каждого может быть своя собственная. Договор аренды без доказательств вообще не может считаться действительным.
Есть разделы, которые должны присутствовать в структуре документа всегда:
- Сведения об обеих сторонах, присутствующих при подписании соглашений. Но заинтересованных лиц может быть больше. Эта часть называется шапкой.
- Основная часть. Именно здесь содержится больше всего сведений относительно конкретного объекта и условий, которые с ним связаны.
- Заканчивается все личными подписями, печатями, информацией о дате проведения сделки, месте.
Это интересно! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки
Бумаги часто сопровождаются различными приложениями, где подробно описывается сам объект, его технические характеристики, чертежи, схемы, планы и другие виды дополнительных пояснений. Образец соответствующего документа всегда легко найти в открытом доступе.
При заполнении основной части надо руководствоваться следующими правилами.
- Сначала идет название документа, дополнительная информация о том, что это только приложение к главному соглашению.
- Далее располагаются дата с номером для договора.
- Обязательно указать адрес расположения объекта.
- Не обойтись без города, даты совершения данного действия.
- Текст документа подтверждает, что одна сторона сдала помещение, а вторая приняла.
- Следующие пункты должны быть посвящены месторасположению. Это касается количества комнат, метража, этажа. Если необходимо – вписываются технические характеристики, прикладываются схемы, подтверждающие документы. Допустимо применение любых доказательств.
- Обязательным требованием становится и опись имущества, включающая любые бытовые приборы и мебель, фиксацию текущего состояния.
- Показания счетчиков снимаются перед сдачей. Цифры записываются в текст передаточной документации.
- Дополнительно описываются дефекты, если они есть. Нужно точное время, место появления повреждений.
Это интересно! Договор субаренды – что это такое
Образец акта приема-передачи арендуемого помещения
Хотя строгому регламентированию акт приема-передачи помещения не подлежит, при его составлении лучше воспользоваться устоявшимися шаблонами. Это значительно упростит задачу лицам, которым поручено подготовить данный документ, и позволит не упустить важных моментов. Приведенные образцы передаточных актов помогут создать грамотную с юридической точки зрения бумагу, содержание которой соответствует нормам гражданского законодательства.
Передаточные акты – неотъемлемая часть договора аренды. Потому стоит хранить документ рядом с основным соглашением, но в отдельной папке. Длительность хранения зависит от того, на что опираются – на стандартные нормативные акты, на внутренние документы, оформленные представителями предприятия. Акт можно утилизировать, когда договор передачи помещения в аренду перестаёт действовать.
Если акт не составлялся
Передаточные акты резонно оформлять каждый раз, как заключается соглашение по аренде, вне зависимости от характеристик самого объекта. Если подтверждение передачи отсутствует, то и договор нельзя признать действительным.
Ведь нет ничего, что подтверждало факт передачи имущества в аренду. Из-за этого отношения между сторонами вообще могут быть признаны недействительными. С арендатора снимается ответственность за действия, связанные с оплатой коммунальных платежей, поддержанием технического состояния.
Когда оформляются арендные договора на длительный срок, сохраняются идентичные условия. Если жилые помещения арендуются больше чем на один год, то обязательна регистрация с участием государственных органов. Потому без передаточных документов не обойтись.
Объектами для соглашений могут стать только помещения с материальными границами – полами и потолками, стенами и дверями. Важно, чтобы у объекта присутствовал статус недвижимого имущества и чтобы оно относилось к зданию. Акты приема-передачи обязательны и в том случае, если объект передается третьему лицу из муниципального фонда. Документы составляются с опорой на стандарты, которые приняты внутри организации. Все зависит от того, какой жилой фонд занимается сдачей квартир в аренду.
Важно! Нанимателю передают ключи сразу после того, как соглашение о приемке подписывается обеими сторонами. До передачи имущества в аренду отвечает за объект только непосредственный владелец.
Полезное видео: как составить акт приема передачи недвижимости
Лучше консультироваться с юристами, если опыт составления подобных соглашений отсутствует. Это позволит избежать появления спорных ситуаций. Жилищный, Гражданский кодексы РФ – главные документы, на которые стоит опираться при составлении. Нормы должны соблюдаться строго. При большинстве сделок требуется оформить два экземпляра. Но их может быть больше, в зависимости от наличия дополнительных заинтересованных сторон. Главное, проследить за тем, чтобы все стороны поставили свои подписи в знак того, что ознакомились с действующими условиями.
Это интересно! ФЗ 218 «О государственной регистрации недвижимости»
