...

Для чего и как составляется первичная документация в бухгалтерии: что это такое

Бухгалтерский учет представляет собой систему, цель которой – собрать, оформить и зарегистрировать всю информацию, которая отражает финансовую и хозяйственную деятельность предприятия. Бухучет документирует все операции в хозяйстве, выражающиеся в финансовом эквиваленте. Ведение документации – это требование законодательства, согласно которому любой предприниматель обязан фиксировать все события в своей хозяйственной сфере. Документы бухгалтерского оформления применяются для записи всех действий предприятия. Особенно важны первичные документы бухгалтерского учета….

Вконтакте Facebook Twitter Google+ Мой мир

Оглавление:

  • Первичная документация
  • Виды первичных документов
  • Закрывающие документы
  • Правила заполнения и оформления
  • Образцы заполнения
  • Исправления в первичных документах
  • Место и сроки хранения
  • Полезное видео: первичная документация в бухгалтерском учете

Первичная документация

Первичная документацияЧто это такое? Первичные учетные документы бухгалтерского учета – это типовой бланк, сформированный и заполненный по определенному образцу. Он нужен для оформления всех операций в хозяйстве. Именно эти формуляры подтверждают осуществление различных сделок (купля, продажа, аренда и пр.), приход и расход финансов предприятия и прочие денежные операции.

Необходимость ведения первичных документов бухгалтерского учета определяют Федеральные законы РФ № 129-ФЗ и № 402-ФЗ. Требования и образцы формируют государственные органы статистики, а подтверждают их конкретные министерства.

Первичная документация в бухгалтерии – это формуляры, которые регистрируют совершенные хозяйственные операции. Любая запись в бухучете или регистре возможна только при их наличии. По сути, они являются подтверждением всех существующих финансовых процессов на предприятии и основой отношений с налоговой инспекцией.

Виды первичных документов

Что входит в этот класс бумаг? Все отчеты о любой финансовой деятельности. По признакам и характеристикам формы первичных документов разделяют:

По назначению:

  • распорядительные (поручения),
  • выполняющие (ведомости).

По способу заполнения:

  • комбинированные (отчет об авансе),
  • строгие (талоны или билеты).

По объему:

  • первичные (кассовые ордеры),
  • сводные (ведомости о расходах).

По виду операций:

  • разовые (отчеты),
  • накопительные (лимитно-заборные карты).

По месту составления:

  • внутренние (накладные или отчеты об авансе),
  • внешние (счета поставщиков, требования по платежам).

Они могут быть типовыми (регистрация операций) или специализированными (при проведении узкоспециализированных сделок).

Что относится к первичным документам? Их перечень таков:

  • выписки из банка и кассы,
  • платежные поручения,
  • отчеты об авансе (с приложенными квитанциями из гостиниц, проездных, чеков на канцтовары и пр.),
  • товарные чеки,
  • накладные,
  • счета,
  • учеты рабочего времени,
  • ведомости.

Все эти формуляры использует любое предприятие, которое осуществляет какую-либо финансовую деятельность.

Первичная документацияТабель учета рабочего времени

Это интересно! Что такое рейдерский захват?

Закрывающие документы

Ведение документации, помимо оформления первичных формуляров и второстепенных, подразумевает и наличие закрывающих форм. Закрывающие документы – это бумаги, подтверждающие совершение сделки со стороны обоих партнеров и полное выполнение всех обязательств. Эти формы регистрируются в бухгалтерии и оформляются, чтобы к ним можно было обратиться в дальнейшем.

Они необходимы для того, чтобы сделка была юридически легальной и оконченной. А чтобы избежать недопонимания у партнеров, особое внимание уделяется не только тщательному прописыванию всех обязательств и их фиксированию в контракте, но и правильному оформлению закрывающих формуляров. Например, там очень подробно расписывают предлагающиеся чеки и выписки.

Они разделяются на разные виды в зависимости от типа сделки:

  • акт,
  • счет-фактура,
  • накладная (товарно-транспортная или товарная).

Важно знать! Юридическую силу имеют только оригиналы, копию нельзя использовать для правомерных действий.

Если в подобных формулярах будет допущена ошибка, то это не только негативно скажется на репутации предприятия, но и принесет финансовые потери – налоговая инспекция налагает за такие нарушения серьезные штрафы и дополнительные налоги.

Первичная документацияСчет-фактура

Правила заполнения и оформления

Очень важно правильно оформлять все без ошибок и опечаток. Для этого необходимо знать, что требуется указывать в документе:

  • название,
  • дату оформления,
  • наименование фирмы (всех участников сделки),
  • расчетный банковский счет и реквизиты,
  • название сделки (количественный состав и денежную стоимость),
  • ФИО ответственных лиц с их подписями,
  • печать предприятия.

Существуют требования и по заполнению форм:

  • заполняются с помощью шариковых ручек, компьютера или печатной машинки,
  • заполняются только при планировании операции (редко – после ее завершения),
  • обязательно указываются все реквизиты,
  • внутренние формуляры составляются на предприятии, внешние – поступают извне,
  • подобная документация ведется на типовых пропечатанных шаблонах.

На фирмах обычно существуют уже готовые образцы подобных бланков и способа их заполнения, для упрощения процесса.

Это интересно! Какие существуют виды договоров в гражданском праве, таблица

Образцы заполнения

Каждый первичный формуляр заполняется аккуратно и по всем правилам. Выделяют счета и платежные документы, первые – это формуляры, подтверждающие готовность покупателя совершить сделку с продавцом, а вторые – отражающие выполнение обязательств сторонами. Формы первичных документов заполняются по образцу следующим образом:

Товарный чек – подтверждение заключения сделки между покупателем и продавцом относительно приобретения товара или услуги. Обычно предприятия формируют его самостоятельно, но обязательно указывают:

  • название,
  • данные об организации,
  • вид сделки,
  • натуральный и финансовый эквивалент операции,
  • дата составления,
  • персональные данные ответственных лиц и их подписи.

Первичная документацияТоварный чек

Товарная накладная – это полный список товаров, которые передаются покупателю. В ней прописывают:

  • данные грузоотправителя и получателя (наименование, юр. адрес, телефон и реквизиты),
  • вид деятельности по ОКДП для продавца,
  • данные поставщика и плательщика (аналогично с грузополучателем и отправителем),
  • номер и дата договора,
  • данные перевозчика (если используются его услуги).

Первичная документацияТоварная накладная

Платежное поручение – бумага, которая направляется в банк от плательщика с поручением выплатить определенную сумму средств получателю на его счета. В ней содержится:

  • сумма,
  • наименование предприятия (его ИНН, расчетный счет и КПП),
  • ФИО плательщика и его банк,
  • банк получателя и его счет,
  • назначение платежа,
  • дата оформления,
  • подписи.

Первичная документацияПлатежное поручение

Это интересно! Что это по ГК РФ: недействительные, оспоримые и ничтожные сделки

Счета-фактура – форма, которая выписывается продавцом своему покупателю после совершения продажи товара или услуги и является основой для возмещения налога на прибыль. В ней прописывают:

  • данные покупателя и налогоплательщика (наименование, адрес и ИНН),
  • информация об отправителе и получателе,
  • названия товаров, их количество, стоимость и цена,
  • итоговая цена за акциз,
  • налоговая ставка,
  • место производства,
  • номер декларации.

Платежное требование – расчетная форма с требованием взыскателя денежных средств с должника и о перечислении указанной суммы на приведенный счет в качестве выплаты долга. В нем указывается:

  • дата составления,
  • сумма долга,
  • условия оплаты,
  • наименование предприятия и его расчетный счет с указанием финансового учреждения,
  • банк плательщика,
  • ФИО плательщика,
  • назначение платежа.

Образцы заполнения всех форм можно найти в налоговой инспекции или в Сети. Весьма удобно использовать единый шаблон для каждого типа документов для экономии времени и минимизации ошибок.

Первичная документацияПлатежное требование

Исправления в первичных документах

Поскольку все бумаги представляют собой ценность для предприятия, нельзя допускать ошибки при их заполнении. Существуют определенные правила по исправлению допущенных недочетов:

  1. Бланк нестрогой отчетности правильно переписать, а испорченный вариант уничтожить, а вот строгую отчетность нельзя уничтожать. Достаточно зачеркнуть красным цветом по диагонали и написать «Аннулировано».
  2. Можно тонкой чертой перечеркнуть ошибку и сверху вписать правильные данные, а рядом приписать «Исправленному верить» с подписью ответственного лица и печатью.
  3. Ошибку нельзя заштриховать полностью, она должна быть читаема.
  4. В случае неправильно указанной суммы осуществляемых операций следует скорректировать ее в текущем или следующем квартале.
  5. Можно ошибку в расчетах скорректировать отрицательными числами.

В случае нескольких ошибок к бумагам прилагают бланк о том, что следует верить исправленным фактам, и указывается ответственное лицо. Также обязательно следует проставлять дату к исправлениям и печать предприятия.

Первичная документацияИсправления в первичных документах

Это интересно!  Изучаем образец доверенности на представление интересов организации

Место и сроки хранения

После заполнения, обработки и регистрации первичка должна храниться на предприятии не менее 5 лет. Ее держат в бухгалтерии в специальных помещениях или шкафах (обязательно бумаги комплектуются по хронологии, нумеруются и подшиваются), а затем перемещают в архив. Передача бумаг, а при необходимости их выдача происходит только с разрешения и под контролем главного бухгалтера.

Бумаги хранят:

  • 1 год – корреспонденция об отчетности,
  • 5 лет – документация обо всех финансовых операциях поквартально,
  • 10 лет – балансы и описи за год,
  • 75 лет – финансовые расчеты с сотрудниками.

Важно! Уничтожать все виды первичных документов даже по истечении сроков можно только по решению специальной комиссии.

Полезное видео: первичная документация в бухгалтерском учете

Ведение документации – это сложный и ответственный процесс. Правильность оформления и составления первичных документов – это не только требование государства, но и помощь предпринимателю в ведении его дел, поскольку только строгий учет всех финансовых операций позволяет правильно контролировать и распоряжаться активами.

Также будет полезно

Понравилась статья? Поделиться с друзьями:
Портал о недвижимости, юридические консультации и советы по вопросам покупке, продаже, аренде
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!:

Adblock
detector