Аренда офиса – это статья расходов, которую важно учитывать при запуске бизнеса. Большинство помещений в Москве стоят дорого. Поэтому оплата их аренды способна сильно ударить по бюджету. Хотя цена – это не единственный фактор, который нужно учитывать при выборе офиса, можно подойти к этому грамотно и найти одновременно недорогое и соответствующее всем вашим критериям помещение. Разберемся, на что обращать внимание при выборе офиса, чтобы получить хороший вариант без больших переплат.
Как выбрать помещение
Начинать подбор офиса для аренды нужно с беседы с сотрудниками, если они уже работают в компании. Важно собрать от них список требований к помещению. Так вы не растеряете коллектив при переезде. Требования стоит разделить на важные и желательные.
Затем следует понять, сколько сотрудников будет находиться в офисе. На каждого специалиста должно приходиться не менее 5 кв. м. Чтобы не переплачивать, не нужно арендовать слишком просторный объект. Дополнительные квадратные метры пользы не принесут, однако сильно увеличат арендную плату.
Не выбирайте офис в самом центре или в районах, где необоснованно завышена стоимость аренды. Например, высокая плата за помещения в БЦ Москва Сити на этапе создания бизнеса нецелесообразна, если на это нет свободных средств. Если район принципиально важен, посмотрите офисы рядом. Так, цены на аренду помещений через дорогу от Москва Сити будут в разы ниже.
Как найти новый офис
Когда вы определились с требованиями, приступайте к поиску. Офис можно найти самостоятельно или доверить поиск посредникам. Во втором случае удастся сэкономить время, однако потребуются дополнительные средства.
Если вы решили найти офис самостоятельно, узнайте, какая средняя стоимость на подобные объекты. Будьте внимательны и осторожны, если коммерческую недвижимость в Москве сдают значительно дешевле рынка. В большинстве случаев это обман или попытка заманить клиента. Когда человек звонит по объявлению, в котором предлагают обустроенный офис по низкой цене, ему сообщают, что помещение уже сняли, после чего предлагают другой вариант, который будет в несколько раз дороже.
Потратьте время на просмотр предложений на разных досках объявлений. Не всегда владельцы объектов дублируют их на все сервисы. Также можно прогуляться по интересующему вас району. Владельцы помещений часто размещают объявления на фасадах зданий.
На поиски офиса коридорного или открытого типа можно потратить более месяца. Но не арендуйте первый подходящий по цене объект. Обратите внимание и на другие параметры. Помните, что сэкономив, вы можете снять помещение в аренду, которое по тем или иным причинам клиенты посещать не будут. Это негативно скажется на положении дел в компании.
Можно сэкономить, если взять объект в субаренду у дружественных компаний. Однако, если есть альтернатива, лучше воспользоваться ей. Если использовать субаренду, придется всегда держать руку на пульсе. Когда у арендатора закончится договор с собственником, который сдает здание в аренду, он может попросить съехать. В результате вам придется искать новое помещение.
Договор и документы
Когда подходящий объект удалось выбрать, необходимо связаться с собственником и обсудить условия, на которых вы будете арендовать нежилое помещение. Предстоит обсудить:
- цену;
- детали использования площади;
- возможности ремонта и модернизации;
- срок аренды;
- иные важные аспекты.
Все условия нужно правильно закрепить в договоре. Без его заключения с собственником лучше не сотрудничать, даже если компания небольшая. Так вам не удастся зарегистрировать юридический адрес. Из-за этого могут возникнуть сложности во время проверок.
Перед подписанием соглашения необходимо проверить документы владельца. Обязательно удостоверьтесь, что он действительно является хозяином помещения или имеет право заниматься его сдачей, если человек представляет интересы компании. Известны случаи, когда третьи лица сдавали недорогой офис без ведома владельца. В последующем он узнавал об этом и выгонял арендаторов. Оспорить такое решение не получится, поэтому будьте внимательны.
Для подтверждения собственности потребуется соответствующее свидетельство или выписка из ЕГРН. Документы нужно проверить на подлинность. Сделать это можно через официальный сайт Росреестра.
Попросите закрепить в договоре период, в течение которого стоимость не будет меняться. Например, размер платы за аренду можно корректировать 1 раз в год. Если периодичность не закрепить, есть риск, что стоимость быстро повысится.
Таким образом, для аренды недорогого офиса нужно внимательно и разумно подходить к поиску помещения, его проверке и включению в договор важных положений, в том числе фиксирующего цену на определенный срок. Так вам удастся защитить себя от резкого роста арендной платы и сократить долю расходов в бюджете компании.
