Как отправить ценное или заказное письмо с уведомлением и сколько это стоит

Несмотря на развитие высоких технологий и возможности обмена данными посредством Интернета, могут возникать ситуации, когда требуется передача информации на бумажном носителе. Как правило, подобным образом подлежат пересылке оригиналы ценных документов.

Что отправляется заказными письмами

Что такое заказное письмо? Это почтовые отправления, предназначенные для пересылки документов, открыток, договоров и т.п. с личным вручением адресату или его законному представителю.

Если при отправке обычного послания отправителю не потребуется посещать почтовое отделение, то заказное письмо с уведомлением можно отправить только при соответствующем оформлении на почте. Работники почты помогут соблюсти все тонкости процедуры, чтобы отправление гарантированно дошло до адресата. Это самый надежный способ пересылки.

Достаточно предупредить оператора о намерении отправить именно заказное письмо, чтобы избежать ошибок в оформлении. Сколько стоит отправить заказное письмо и получить подтверждение отправки, нужно узнавать непосредственно в почтовом отделении.

Что может быть в заказном письме:

• оригиналы ценных бумаг,
• документация по рабочей деятельности организации,
• оригинальный экземпляр счетов-фактур и актов для бухгалтерской отчетности,
• запросы, извещения от государственных и муниципальных учреждений: налоговая служба, судебная система, военный комиссариат;
• справки, копии личных документов, доверенности и прочее.

Отправить заказное письмо почтой России не потребует много времени и средств. Нанесение на конверт отметки «Заказное» говорит о присвоении уникального идентификационного кода. Такой оттиск проставляет работник почты, после чего отправитель имеет возможность отслеживать движение своего отправления, вводя полученный код в соответствующую строку сервиса «Отслеживание» на официальном сайте Почты России: https://www.pochta.ru.

Важно! Идентификационный номер можно найти на квитанции, выдаваемой отправителю после совершения оплаты.

Смотрите видео: Как отправить заказное письмо

Какие бывают письма

В 2021 году существует возможность отправлять письма с описью вложения для надежности и безопасности, а также письма с уведомлением.

Письмо с описью вложения — письмо, к которому прикладывается юридически значимое описание содержимого, оформленное на специальном бланке Почты. Опись позволит «застраховать» ваши документы или ценные вещи.

Письмо с уведомлением — заказное письмо, которое вручается лично в руки адресату и отправитель получает официальное уведомление об успешной доставке. Почтовое уведомление служит доказательством, что письмо доставлено и оно находится на руках получателя.

Письмо с уведомлением о вручении

Уведомление о вручении является специальным документом, который информирует отправителя о доставке письма. В нем будет стоять подпись получателя, дата и время вручения. Простое уведомление будет помещено в почтовый ящик, а заказное отдается лично в руки.

Чтобы отправить такое письмо, отправителю необходимо самостоятельно заполнить бланк ф 119. После заполнения его отдают оператору. На лицевой стороне указываются данные отправителя письма, в последствии который станет получателем уведомления.

Также есть услуга у почты — СМС-информирование. Необходимо заполнить специальный бланк, который можно взять на почте. Стоимость одного СМС 10 рублей. Для корпоративных клиентов при партионной сдаче некоторых посылочных продуктов — 7 рублей.

Полезное видео: уведомление о вручении заказного письма

Письмо с описью вложения

Чтобы переслать важные бумаги можно воспользоваться еще одной услугой — отправить ценное письмо с описью вложения. Этот вид пересылки позволяет частично либо полностью компенсировать ущерб при утере или повреждении послания. Письмо с объявленной ценностью и описью вложения официально регистрируется почтовой системой, после чего его путь доступен для отслеживания по присвоенному трек-коду.

Что такое объявленная ценность? Это ценность почтового отправления, установленная отправителем. Сумма объявленной ценности указывается в цифрах и дублируется прописью на конверте.

Как отправить заказное письмо с документами подобным способом? Существуют правила отправки посылок с объявленной ценностью. Процедура схожа с отправкой посланий категории «заказные» и производится только из отделения почты.

Чтобы не совершить ошибки, нужно следовать пошаговой инструкции:

1. Подготовить документы.
2. Прийти на почту, подобрать оптимальный по размеру конверт. Минимально и максимально допустимый размер – формат С6 и С4 соответственно.
3. Сообщить почтальону о намерении послать именно ценное отправление.
4. Сумма, указанная как «объявленная ценность», устанавливается отправителем и прописывается в строке бланка при оформлении отправки.

Узнать, сколько стоит заказное письмо на почте России, возможно с помощью онлайн калькулятора или же у работника почты. Например, пересылка из Самары в Хабаровск займет около 6 дней, а общая стоимость вместе с уведомлением и описью составит порядка 170 рублей (около 4 дней, стоимость — 220 рублей при ускоренном способе доставки).

Чтобы избежать утери или путаницы в момент получения послания, в конверт дополнительно вкладывают опись содержимого. Письмо с объявленной ценностью и описью вложения позволяет избежать недоразумений между почтой, отправителем и адресатом.

Опись составляется в двух экземплярах, один из которых остается на руках отправляющего, а второй вкладывается внутрь конверта после сверки почтальоном. При заполнении помимо общей ценности, отправитель указывает ценность каждой из пересылаемых позиций.

По прибытии письма на почтовое отделение адресата, он получит извещение, содержащее пометку «ценное», а также сумму оценки. Таким образом, получатель имеет возможность сверить фактическое наличие документации с описью.

Если он обнаружит несоответствие и утерю содержимого, то он вправе потребовать компенсацию от почты. Стоимость товара будет в соответствии с описью. При отказе в компенсации нужно обратиться в суд.

Про электронное заказное письмо

С 2019 года у обычных пользователей Почты появилась возможность отправлять электронные заказные письма (ЭЗП) в госорганы, различные организации или другим физлицам. Сделать это можно через мобильное приложение «Почта России» или из своего личного кабинета zakaznoe.pochta.ru.

Главное отличие от обычных писем — экономия средств и времени. Замена бумажных заказных писем позволит снизить нагрузку в почтовых отделениях. Также не нужно будет относить письмо, выходить из дома.

Государственные органы и организации снижают затраты на распечатку и конверты бумажных писем. Через сервис ЭЗП приходят штрафы ГИБДД, повестки от различных ведомств, постановления от Федеральной службы судебных приставов.

Доставляются письма в среднем 3 минуты и хранятся в личном кабинете. Также можно отслеживать маршрут и статус письма по трек-номеру. Вы получите письмо даже при смене места жительства. Чтобы получать письма от госорганов необходимо дать на это свое согласие. Для этого нужно зайти в настройки личного кабинета и включить онлайн-доставку. Также нужно указать почтовые адреса, куда они будут приходить и храниться в электронном виде.

Оповещения о получении заказных писем можно получать через СМС, push-уведомления и на электронную почту. Настраивается это тоже в личном кабинете. Подключение бесплатное. Услугу можно выключить в любой момент и письма снова будут приходить в бумажном виде.

Все работает быстро и в безопасном режиме, и отправленные письма будут являться юридически значимыми. Отправка одного электронного письма стоит 60 рублей.

Видео: Как отправить заказное письмо по почте России

Помните! Перед тем, как отправить, проверьте все документы. Перечислять вложения необходимо строго по строкам, указывая порядковый номер и наименование. Почерк должен быть разборчивым, а текст не содержать ошибок. Любые исправления недопустимы.

Это интересно!: Кому подчиняется Почта России: жалоба через Интернет, номера горячей линии

Как отправить

Если отправление является заказным, то, помимо возможности отслеживать его путь до адресата, отправитель может получить не только документальный отчет о доставке по указанному адресу, но и факта вручения, подтвержденного личной подписью получателя (уведомление).

Такие послания имеет право получить только тот, кто указан в строке «Получатель». На получение имеют право иные лица, но только при наличии заверенной доверенности.

Читайте также: Как правильно написать доверенность на получение посылки и почтовой корреспонденции

По России

Как отправить заказное письмо:

1. Подготовить документацию к отправке.
2. Посетить любое отделение Почты России.
3. Сообщить работнику почты о намерении оформить именно данный вид отправки.
4. Внести все данные отправителя, адресата.
5. Верно заполнить бланк уведомления о вручении.
6. Отдать сотруднику почты конверт с бумагами и бланк.

По объему пересылаемой документации можно подобрать наиболее подходящий размер конверта. Допустимые размеры соответствуют: формату С6 – минимальный, формату С4 – максимальный. Вес не должен превышать 100 грамм, если отправка осуществляется по России, и 2 кг, если пересылка осуществляется за рубеж.

Срок доставки заказного ценного письма зависит от отдаленности регионов отправки и назначения. Чтобы узнать примерную дату, следует воспользоваться специальным калькулятором, доступным для использования на сайте Почты РФ.

Например, вот расчет отправки из г. Орла в Москву:

За границу

Следует придерживаться данной инструкции по отправке письма за границу с уведомлением:

• Собираем нужные материалы для отправки. Желательно написать сопроводительное письмо для того, чтобы получатель перепроверил содержимое;
• Выбираем подходящий конверт и заклеиваем;
• На конверте пишется адрес отправителя и получателя. Вам может помочь сотрудник почты за небольшую плату, так как могут возникнуть проблемы при заполнении. Писать нужно будет латинскими буквами. Также учитывайте, что правила могут отличаться в зависимости от страны;
• Отдаем готовый конверт сотруднику. Необходимо при этом указать, что отправка должна осуществлять с уведомлением адресата;
• Далее необходимо заплатить почтовый сбор и взять чек. В нем указывается трек-номер для отслеживания посылки.

Образец бланка для зарубежья — CN07

Образец бланка

Отправляющему лицу не придется составлять текст. Для этого существуют специальные формы: на территории РФ — ф. 199, для зарубежья — CN07. О личном вручении заказного письма отправитель узнает по вернувшемуся подписанному бланку. Уведомление отпечатано на плотной бумаге формата А6:

Сведения вносятся построчно. Бланки выдаются бесплатно, зачастую их можно найти в специальных отсеках. Если при заполнении была допущена ошибка, можно заполнить новый бланк. Когда послание достигнет пункта назначения, адресат получит извещение, предъявление которого позволит забрать конверт. Получателю не придется задумываться, как правильно заполнить уведомление о вручении заказного письма, ведь отправитель сделал это за него. Ему останется только поставить подпись, доказывающую факт вручения.

Почта России предоставляет возможность воспользоваться дополнительными услугами, например, СМС-информированием о доставке, пересылка 1 классом, доставка посланий авиалиниями.

Образец бланка для России

Видео: заказное письмо с уведомлением о вручении

Советы по правильному заполнению

Казалось бы, совершить ошибку невозможно. Однако возникает некоторая путаница при заполнении строк.

Чтобы верно заполнить уведомление о вручении заказного письма, необходимо следовать рекомендациям ниже.

1. Указать вид уведомления: простое или заказное.
2. Отметить «галочкой» тот вид послания, который отправляется. В данном случае «письма», «заказного(ой)».
3. В строке «Кому» вписывается ФИО лица, отправляющего послание, или же наименование организации (при обмене документацией между юридическими лицами).
4. В строке «Адрес» пишется адрес отправителя.

При возникших сомнениях насчет правильности почтового индекса, лучше обратиться к почтальону, определить верный индекс с помощью справочника. Можно воспользоваться сайтом почты России и там узнать индекс по адресу.

Внимание! Многие совершают ошибку, указывая себя как отправителя. Помните, что такое уведомление свидетельствует о получении адресатом, а значит, отправляется от его лица.

В строке «Отправитель» необходимо указывать того, кому направлена пересылка, а вот «Получателем» себя.

Как рассчитать

Сколько стоит заказное письмо на почте рассчитать не сложно:
Допустим, у вас имеется заказное письмо весом 60г и вы хотите переслать в Москву из Санкт-Петербурга. Нужно сложить стоимость заказного письма (20г — 56р) и каждые последующие 20г по 3р. Итого выходит 62 рубля без НДС. Подсчитанная цена не учитывает стоимость марок и конверта.

Также можно воспользоваться калькулятором. Нужно выбрать вес письма, вид и доп. услуги, а также места отправки и получения. В низу странице будет показана стоимость отправки.

Стоимость письма с объявленной ценностью

Для того, чтобы рассчитать стоимость письма с объявленной ценностью нужно поменять схему расчета. За 20 грамм в письме нужно заплатить уже 115 рублей, а последующие 20г доплачивать 3р. Потом нужно объявленную ценностью умножить на 0.03. Например, если взять предыдущий пример и указать сумму объявленной стоимости, то получится: 115+3+3+(1000*0.03)=151р.

Стоимость письма с уведомлением

Заказное письмо с уведомлением о вручении — цена будет зависеть от собранного письма по тарифам, указанных выше в таблице. К этой цене нужно прибавить 65 рублей за данную услугу. Все расчеты не включают НДС.